Wie man Apps für die Zusammenarbeit im Remote-Team nutzt

Remote-Arbeit ist heute zu einem festen Bestandteil der Unternehmenswelt geworden. Teams auf der ganzen Welt verlassen sich auf Technologie und Apps, um die Zusammenarbeit im Homeoffice effizient zu gestalten. 

Diese Tools überwinden Kommunikationsbarrieren und ermöglichen eine reibungslosere Abstimmung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Apps für die Zusammenarbeit im Remote-Team effektiv nutzen, um Arbeitsabläufe, Meetings und Fortschritte zu organisieren.

Warum die richtigen Apps für Remote-Teams unverzichtbar sind

Remote-Teams stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Koordination und Kommunikation. Ohne die passenden Tools sind Missverständnisse und Verzögerungen fast vorprogrammiert.

Kollaborations-Apps bieten Ihrem Team einen zentralen Ort für Kommunikation, Dateiaustausch und Fortschrittskontrolle. Diese Plattformen ersetzen lange E-Mail-Ketten und verringern Missverständnisse.

Funktionen, die eine großartige Kollaborations-App ausmachen

Bei der Auswahl von Kollaborations-Tools sollten bestimmte Funktionen im Vordergrund stehen. Achten Sie darauf, dass Sofortnachrichten und Videokonferenzen unterstützt werden. 

Wichtig sind außerdem Tools mit Dateifreigabe, Benachrichtigungen und Aufgabenmanagement. Die Kompatibilität mit mobilen und Desktop-Geräten ist entscheidend für die Zugänglichkeit. 

Einige Tools bieten Integrationen mit Kalendern, Cloud-Speichern und CRMs. Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Multi-User-Zugriffskontrollen sorgen für zusätzliche Zuverlässigkeit.

Die besten Apps für die Zusammenarbeit im Remote-Team

Diese fünf Apps sind weit verbreitet, zuverlässig und sowohl für Android als auch iOS verfügbar. Jede einzelne bietet besondere Vorteile, die die Teamproduktivität steigern.

Slack

Slack ist eine beliebte Messaging-Plattform für Remote-Teams. Sie unterstützt öffentliche Kanäle, private Gruppen und Direktnachrichten. Dateien können geteilt, auf Nachrichten kann reagiert werden und Nutzer lassen sich zur besseren Übersicht markieren. 

Integrationen mit Google Drive, Trello und Zoom vereinfachen den Arbeitsablauf. Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und Benachrichtigungen sind anpassbar. Jetzt herunterladen im Google Play Store oder im App Store.

Zoom

Zoom ist bekannt für hochwertige Videokonferenzen und Webinare. Teams nutzen es für tägliche Stand-up-Meetings, Kundenvorstellungen und Schulungen. 

Die App beinhaltet Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Chat. Sie können wiederkehrende Meetings erstellen und Berichte über die Teilnahme generieren. 

Das Feature für Breakout-Räume fördert fokussierte Diskussionen. Verfügbar im Google Play Store und im App Store.

Trello

Trello hilft Ihnen, Projekte mit visuellen Boards und Karten zu verwalten. Jedes Board enthält Listen und Aufgaben, wodurch Sie den Fortschritt leicht nachverfolgen können. 

Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Dateien anhängen und Kommentare hinterlassen. Teams können gemeinsam arbeiten, indem sie Karten durch verschiedene Phasen des Workflows verschieben. 

Trello lässt sich in Slack und Google Drive integrieren. Die App ist im Google Play Store und im App Store erhältlich.

Microsoft Teams

Microsoft Teams vereint Chat, Meetings und die Zusammenarbeit an Dokumenten. Es integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und ist daher ideal für den Einsatz im Unternehmen. 

Teams können Kanäle für verschiedene Abteilungen oder Projekte erstellen. Sie können Meetings planen, Dateien teilen und gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten. 

Sicherheitsfunktionen wie Mehrfaktor-Authentifizierung sind integriert. Die App ist im Google Play Store oder im App Store erhältlich.

Asana

Asana ist eine App für Aufgaben- und Projektmanagement, die die Teamkoordination unterstützt. Nutzer können Aufgaben erstellen, Fristen setzen und den Fortschritt in Dashboards verfolgen. 

Sie können Aufgaben kommentieren, Dateien hochladen und die Arbeit nach Prioritäten organisieren. Außerdem lässt sich Asana mit Zoom, Slack und Google Workspace integrieren. 

Mit der mobilen Version behalten Sie Projekte auch unterwegs im Blick. Laden Sie Asana bei Google Play oder im App Store herunter.

Notion

Notion ist eine flexible Workspace-App, in der Teams gemeinsam schreiben, planen und zusammenarbeiten – alles an einem Ort. Es unterstützt Seiten, Datenbanken und Kanban-Boards und eignet sich somit ideal zur Organisation von Informationen und Projekten. 

Dateien lassen sich einbinden, Aufgaben zuweisen und Erinnerungen direkt in Dokumenten festlegen. Notion synchronisiert zuverlässig über alle Geräte hinweg und ermöglicht die Bearbeitung in Echtzeit. 

Es ist sowohl für strukturierte Arbeit als auch kreatives Brainstorming bestens geeignet. Jetzt zum Download erhältlich im Google Play Store und im App Store.

ClickUp

ClickUp ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chat in einer einzigen Plattform vereint. 

Es bietet Zeiterfassung, Workload-Ansichten und Automatisierungsfunktionen für maximale Produktivität. Teams können über Kommentare, Dateianhänge und Echtzeit-Updates zusammenarbeiten. 

ClickUp lässt sich in Slack, Google Drive und Zoom integrieren. Es eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen. Jetzt herunterladen im Google Play Store oder im App Store.

Einrichtung eines kollaborativen Workflows

Wählen Sie zunächst eine zentrale App für die Kommunikation und eine weitere für das Aufgaben-Tracking. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und legen Sie für jede App klare Berechtigungen fest. 

Planen Sie wöchentliche virtuelle Meetings mit Videotools wie Zoom. Nutzen Sie die mobile Zugänglichkeit, damit Teammitglieder jederzeit beitragen können. 

Verbinden Sie die Tools mithilfe von Integrationen oder Automatisierungsplattformen. Fördern Sie die konsequente Nutzung von gemeinsamen Ordnern und Boards.

Tipps für eine bessere Teamkommunikation

Effektive Kommunikation ist entscheidend, um remote arbeitende Teams auf Kurs zu halten. Einfache Strategien können Missverständnisse und Verzögerungen minimieren.

• Nutzen Sie Kanäle oder Tags, um Diskussionen nach Themen oder Projekten zu ordnen.
• Definieren Sie klare Antwortzeiten und Regeln für Meetings.
• Nehmen Sie virtuelle Meetings auf oder verfassen Sie kurze Zusammenfassungen für die Transparenz im Team.
• Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an, um informiert zu bleiben, ohne abgelenkt zu werden.
• Führen Sie regelmäßige Check-ins durch und geben Sie Feedback per Chat oder Video.
• Ermutigen Sie zu einer klaren und respektvollen Kommunikation auf allen Plattformen.

Aufgaben und Deadlines effektiv managen

Nutzen Sie Trello oder Asana, um Projekte in einzelne Schritte mit konkreten Fristen zu unterteilen. Weisen Sie jede Aufgabe einem Teammitglied zu und verfolgen Sie den Fortschritt wöchentlich. 

Halten Sie alle mit Status-Labels oder Checklisten auf dem Laufenden. Synchronisieren Sie Kalender, damit Termine und Deadlines für alle sichtbar sind. 

Fördern Sie Transparenz, indem Sie Fortschritte offen in den Apps teilen. Überprüfen Sie Zeitpläne regelmäßig und passen Sie Prioritäten bei Bedarf an.

Nützliche Integrationen für einen besseren Workflow

Integrationen ermöglichen es Ihnen, plattformübergreifend zu arbeiten, ohne ständig zwischen Tools wechseln zu müssen. Mit Google Drive oder Dropbox können Sie Dokumente einfach anhängen und aktualisieren.

Zoom und Slack lassen sich mit Asana verbinden, um Gespräche und Fortschritte nachzuverfolgen. Mit Zapier können Sie Apps verknüpfen und Routineaufgaben automatisieren.

Die Synchronisierung Ihres Kalenders sorgt dafür, dass alle über bevorstehende Termine informiert sind. Wählen Sie Tools mit flexiblen APIs für langfristige Anpassungsmöglichkeiten.

Kollaboration sicher gestalten

Sicherheit sollte bei der Auswahl von Apps für die Remote-Arbeit oberste Priorität haben. Wählen Sie Plattformen, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Backup-Möglichkeiten bieten. 

Legen Sie rollenbasierte Berechtigungen fest, um zu steuern, wer was sehen kann. Verlangen Sie starke Passwörter und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung. 

Überprüfen Sie regelmäßig Zugriffsprotokolle und Audit-Trails. Schützen Sie persönliche Daten und vermeiden Sie öffentliche Freigabelinks.

Häufige Fehler, die Sie in Remote-Teams vermeiden sollten

Selbst die besten Tools können scheitern, wenn sie falsch eingesetzt werden. Vermeiden Sie diese typischen Fehler, um Effizienz und Klarheit zu bewahren.

• Installieren Sie nicht zu viele Apps mit überschneidenden Funktionen, die Ihr Team verwirren könnten.
• Schulen Sie Ihr Team gründlich darin, wie Zusammenarbeitstools effektiv genutzt werden.
• Halten Sie alle Tools aktuell und achten Sie auf Aufgabenbenachrichtigungen und Hinweise.
• Begrenzen Sie die Kanäle für Benachrichtigungen und nutzen Sie Filter, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.
• Bewahren Sie einen einfachen Arbeitsablauf ohne unnötige Zwischenschritte.
• Weisen Sie jeder Plattform eine klare Aufgabe und die verantwortlichen Teammitglieder zu.

Fazit: Legen Sie den Grundstein mit den richtigen Tools

Erfolg bei der Remote-Arbeit hängt davon ab, zuverlässige Apps für die Zusammenarbeit im Team zu nutzen. Die passenden Anwendungen steigern die Produktivität, verringern Missverständnisse und sorgen für reibungslose Abläufe. 

Wählen Sie Tools aus, die zur Größe und Arbeitsweise Ihres Teams passen. Etablieren Sie klare Routinen und halten Sie Ihre Arbeitsabläufe zentral, um für Konsistenz zu sorgen.